Komunikasi Organisasi

 k

KOMUNIKASI ORGANISASI

1.       Definisi

·         Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)

·         Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)

·         Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi. (Wiryanto, 2005)

2.       Jenis dan proses komunikasi organisasi

Jenis :

·         Komunikasi lisan dan tertulis

Dasar penggolongan komunikasi lisan dan tertulis ini adalah bentuk pesan yang akan disampaikan. Banyak bentuk komunikasi: terutama komunikasi antar pribadi (interpersonal communication), disampaikan secara lisan maupun tertulis. Karena sebagian besar interaksi manusia terjadi dalam bentuk ini, maka berbagai studi telah dilakukan untuk menilai manfaat dan efisiensi dari pesan yang disampaikan dengan cara ini.

·         Komunikasi verbal dan non verbal

Jika dua orang berinteraksi, maka informasi mengenai perasaan dan gagasan atau ide yang timbul akan dikomunikasikan. Perasaan seseorang juga dapat dinyatakan melalui berbagai isyarat-isyarat atau signal-signal non verbal. Dalam percakapan tatap muka langsung, perasaan, keadaan jiw, atau suasana hati seseorang dinyatakan melalui gerakan isyarat(gesture), ekspresi wajah, posisi dan gerakan badan, postur, kontak fisik, kontak pandangan mata, dan stimulasi non-verbal lain yang sama pentingnya dengan kata-kata yang diucapkan.

·         Komunikasi kebawah, keatas, dan kesamping

Penggolongan komunikasi kebawah, keatas, dan kesamping (lateral) ini didasarkan pada arah aliran pesan-pesan dan informasi didalam suatu organisasi. Untuk memperoleh pengertian yang lebih mendalam, maka akan diuraikan ketiga jenis komunikasi tersebut :

-          Komunikasi kebawah

Aliran informasi dalam komunikasi kebawah mengalir dari tingkatan manajemen puncak ke manajemen menengah, manajemen yang lebih rendah, dan akhirnya sampai pada karyawan operasional. Komunikasi ini juga mempunyai fungsi pengarahan, perintah, indoktrinasi, inspirasi dan evaluasi.

-          Komunikasi keatas

Alirannya dalam hirarki wewenang yang lebih rendah ke lebih tinggi biasanya mengalir disepanjang rantai komando. Fungsi utamanya adalah untuk memperoleh informasi mengenai kegiatan, keputusan dan pelaksanaan pekerjaan karyawan pada tingkat yang lebih rendah.

-          Komunikasi kesamping

Terjadi antara dua pejabat atau pihak yang berada dalam tingkatan hirarki wewenang yang sama (komunikasi horizontal) atau antara orang atau juga pihak pada tingkatan yang berbeda yang tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya (komunikasi diagonal).

·         Komunikasi formal dan informal

Komunikasi formal terjadi diantara karyawan melalui garis kewenangan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

Komunikasi informal terjadi di antara karyawan dalam suatu organisasi yang dapat berinteraksi secara bebas satu sama lain terlepas dari kewenangan dan fungsi jabatan mereka.

                                Proses :

·         Proses ideasi

-          Tahap pertama dalam suatu proses komunikasi adalah ideasi (ideation) yaitu proses penciptaan gagasan atau informasi yang dilakukan oleh komunikator.

·         Proses encoding

-          Gagasan atau informasi disusun dalam serangkaian bentuk simbol atau sandi yang dirancang untuk dikirimkan kepada komunikan dan juga pemilihan saluran dan media komunikasi yang akan digunakan.

·         Proses pengiriman

-          Gagasan atau pesan yang telah disimbolkan atau disandikan (encoded) melalui saluran dan media komunikasi yang tersedia dalam organisasi. Pengiriman pesan dapat dilakukan dengan berbicara, menulis, menggambar dan bertindak.

·         Proses penerimaan

-          Penerimaan pesan ini dapat melalui proses mendengarkan, membaca, atau mengamati tergantung pada saluran dan media yang digunakan untuk mengirimkannya.

·         Proses decoding

-          Pesan-pesan yang diterima diintrepretasikan, dibaca, diartikan,dan diuraikan secara langsung atau tidak langsung melalui proses berfikir.

·         Proses tindakan

-          Respon komunikan dapat berbentuk usaha melengkapi informasi, meminta informasi tambahan, atau melakukan tindakan-tindakan lain.

3.       Implikasi manajerial

Bagi pengelola organisasi terutama yang berada dalam tataran pimpinan harus memahami prilaku individu dan dinamika kelompok. Tiap kelompok biasanya memiliki prilaku yang unik dengan memahami dinamika kelompok akan dapat memahami pula proses interaksi dalam kelompok itu sendiri. Kinerja organisasi akan dapat diwujudkan bila didukung oleh kelompok-kelompok yang padu dan efektif.

Sumber : http://kireinatasya.wordpress.com/2012/10/14/prilaku-dan-komunikasi-dalam-kelompok-organisasi/

B.      PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

1.       Definisi

·         Menurut George R. Terry pengambilan keputusan adalah pemilihan alternatif perilaku (kelakuan) tertentu dari dua atau lebih alternatif yang ada.

·         Menurut Sondang P. Siagian pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap hakikat alternatif yang dihadapi dan mengambil tindakan yang menurut perhitungan merupakan tindakan yang paling cepat.

·         Menurut James A. F. Stoner pengambilan keputusan adalah proses yang digunakan untuk memilih suatu tindakan sebagai cara pemecahan masalah.

2.       Jenis dan proses

JENIS :

Menurut George R. Terry dan Brinckloe :

·         Intuisi

Pengambilan keputusan yang didasarkan atas intuisi atau perasaan memiliki sifat subjektif sehingga mudah terkena pengaruh. Pengambilan keputusan berdasarkan intuisi ini mengandung beberapa keuntungan dan kelemahan.

·         Pengalaman

Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis, karena pengalaman seseorang dapat memperkirakan keadaan sesuatu, dapat diperhitungkan untung ruginya terhadap keputusan yang akan dihasilkan. Orang yang memiliki banyak pengalaman tentu akan lebih matang dalam membuat keputusan akan tetapi, peristiwa yang lampau tidak sama dengan peristiwa yang terjadi kini.

·         Fakta

Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid dan baik. Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dapat menerima keputusan-keputusan yang dibuat itu dengan rela dan lapang dada.

·         Wewenang

Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pimpinan terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang yang lebih rendah kedudukannya. Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang ini juga memiliki kelebihan dan kekurangan.

·         Logika/Rasional

Pengambilan keputusan yang berdasarkan logika ialah suatu studi yang rasional terhadap semuan unsur pada setiap sisi dalam proses pengambilan keputusan. Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yang dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai dengan apa yang diinginkan. Pada pengambilan keputusan secara logika terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :

• kejelasan masalah
• orientasi tujuan : kesatuan pengertian tujuan yang ingin dicapai
• pengetahuan alternatif : seluruh alternatif diketahui jenisnya dan konsekuensinya
• preferensi yang jelas : alternatif bisa diurutkan sesuai kriteria
• hasil maksimal : pemilihan alternatif terbaik didasarkan atas hasil ekonomis yang maksimal 

PROSES :

·         Pengambilan keputusan

Pengambilan keputusan pada dasarnya adalah proses pemecahan masalah yang menghalangi atau menghambat tercapainya tujuan. Agar masalah dapat dipecahkan, terlebih dahulu harus dikenali apa masalahnya.

·         Mencari alternatif pemecahan

Setelah masalh dikenali maka dapat dilakukan pencarian terhadap alternatif-alrternatif yang mungkin dapat memecahkan masalah yang dihadapi. Dalam mencari alternatif hendaknya tidak mamikirkan masalah efisiensi dan efektifitas. Ynag terpenting adalah mengumpulkan sebanyak-banyaknya alternatif. Setelah alternatif terkumpul, barulah disusun berurutan dari yang paling diinginkan sampai yang tidak diinginkan.

·         Memilih alternatif

Setelah alternatif tersusun, barulah dapat dilakukan pilihan alternatif yang dapat memberikan manfaat, dalam arti dapat memecahkan masalah dengan cara yang paling efektif dan efisien. Sebelum menjatuhkan pilihan pada sebuah alternatif, ajukan pertanyaan untuk tiap-tiap alternatif.

·         Pelaksanaan alternatif

Setelah alternatif dipilih, tibalah saatnya melaksanakannya ke dalam bentuk tindakan. pelaksanaan harus sesuai denga rencana, agar tujuan memecahkan masalh dapat tercapai.

·         Evaluasi

Setelah alternatif dilaksanakan, bukan berarti proses pengambilan keputusan telah selesai. Pelaksanaan alternatif harus terus diamati, apakah berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Bila langkah-langkah pelaksanaan telah dilakukan dengan benar tetapi hasil yang dicapai tidak maksimal, sudah waktunya untuk mempertimbangkan kembali pemilihan alternatif lainnya. Tidak maksimalnya hasil yang dicapai mungkin terjadi karena pengaruh negatif potensial benar-benar terjadi, atau mungkin pengaruh negatif yang tadinya tidak diperkirakan. 

3.       Faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan

Menurut Terry (1989) :

·         hal-hal yang berwujud maupun tidak berwujud, yang emosional maupun rasional perlu diperhitungkan dalam pengambilan keputusan;

·         setiap keputusan nantinya harus dapat dijadikan bahan untuk mencapai tujuan organisasi;

·         setiap keputusan janganlah berorientasi pada kepentingan pribadi, perhatikan kepentingan orang lain;

·         jarang sekali ada 1 pilihan yang memuaskan;

·         pengambilan keputusan merupakan tindakan mental. Dari tindakan mental ini kemudian harus diubah menjadi tindakan fisik;

·         pengambilan keputusan yang efektif membutuhkan waktu yang  cukup lama;

·         diperlukan pengambilan keputusan yang praktis untuk mendapatkan hasil yang baik;

·         setiap keputusan hendaknya dikembangkan, agar dapat diketahui apakah keputusan yang diambil itu betul; dan

·         setiap keputusan itu merupakan tindakan permulaan dari serangkaian kegiatan berikutnya.

                  Menurut Sondan P. Siagian :

·         Dinamika individu dalam organisasi, yaitu proses keputusan harus
mempertimbangkan segala kemungkinan yang akan terjadi pada diri setiap
individu, situasi dan kondisi pandangan individu terhadap diri mereka
sendiri mempengaruhi terhadap keputusan organisasi.

·         Dinamika kelompok dalam organisasi, yaitu pemimpin yang ingin
melakukan proses pengambilan keputusan harus mempertimbangkan situasi dan kondisi kepribadian rangkap anggotanya (kepribadian individu
dan kepribadian ketika bersama kelompoknya). Hal ini dilakukan agar
proses keputusan dapat mempercepat proses pendewasaan kelompok kerja
dalam organisasi.

·         Dinamika lingkungan organisasi, yaitu semua keputusan organisasi harus
memperhitungkan tekanan-tekanan yang bersumber dari lingkungan.
Istilah dinamika digunakan untuk menunjuk bahwa segala sesuatu
selalu mengalami perubahan, dan dinamika tersebut yang menuntut adanya
peningkatan kemampuan mengambil keputusan yang selaras dengan
perubahan-perubahan yang sedang dan yang akan terjadi .

PENGAWASAN KAS

Pengawasan Penerimaan Kas

Dalam sebuah perusahaan penerimaan uang kas berasal dari berbagai macam sumber. Sumber penerimaan uang kas yang lazim dari penjualan tunai untuk perusahaan dagang atau industri, penerimaan tunai untuk perusahaan jasa, pelunasan piutang, disamping penerimaan lainnya seperti hasil penjualan investasi-investasi sementara atau aktiva tetap perusahaan ataupun penerimaan pinjaman karena pinjaman yang diterima dari kreditur. Agar semua hasil penerimaan ini dapat diamankan dan menjadi milik perusahaan maka pengawasan kas terdapat prosedur kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang haruslah dipatuhi.

Dalam upaya melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, peusahaan patutlah mengawasi kas mulai dari saat penerimaannya hingga penyetorannya ke bank. Catatan dari semua penerimaan kas haruslah dibuat sesegera mungkin. Jikalau penerimaan-penerimaan kas dicatat dengan cara tepat waktu dan akurat, maka jumlah uang yang hilang dapat dideteksi dengan membandingkan saldo aktual dengan saldo buku.

Untuk tujuan pengawasan intern kas dapat dipergunakan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Segi penerimaan uang. Penerimaan uang biasanya dapat berasal dari penerimaan piutang, penjualan tunai dan pinjaman. Prosedur penerimaan uang dapat dipergunakan antara lain:
2. Setiap penerimaan kas harus segera dibuat bukti pencatatannya dan disetorkan ke bank dengan jumlah yang utuh.
3. Harus dipisahkan antara pejabat yang menyimpan, mecatat dan mengesahkan penerimaan kas.

Dengan memperhatikan bahwa penerimaan kas yang diperoleh dari berbagai sumber, maka tindakan pengamanan menurut Sudarsono (1996:5) adalah sebagai berikut :

1. Petugas yang memegang kas, perlu dipisahkan dengan petugas yang melakukan pencatatan penerimaan uang.
2. Perlu dibuat ketentuan yang tegas untuk masing-masingpetugas mengenai batas-batas tugas yang harus dilaksanakan.
3. Untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan maka setiap ada transaksi penerimaan uang harus segera dicatat.
4. Penggunaan kas register untuk kas langsung diterima oleh kasir. Ini dimaksudkan agar kasir tidak dapat mengubah catatan jumlah uang yang diterimanya, demikian juga pembayar dapat mengawasi uang yang dibayarkan apakah sesuai dengan yang ada pada layar kas register.

Penerimaan tunai dari penjualan barang dan jasa mungkin diterima melalui kiriman pos atau langsung dalam bentuk cek dan uang tunai, apapun bentuknya. Penerimaan kas atau uang tunai harus segera dicatat pada saat penerimaan. Dua peralatan yang umum digunakan dalam mengawasi penjualan tunai yaitu melalui penggunaan kas register dengan beberapa faktor penjualan

Seperti yang telah disebutkan pada pokok bahasan sebelumnya bahwa perusahaan seperti super market dan sejenisnya, sumber penerimaan kas utamanya adalah dari penjualan tunai barang dagangan kepada langganan, yang mana penerimaan kasnya adalah melalui register kas (cash register).

Menurut Simamora (2000:212) bahwa :

” Salah satu pengawasan yang paling penting untuk melindungi kas yang diteima melalui kasa adalah regidter kas ( cash register). Pada waktu kasir memasukkan jumlah penjualan, register kas akan menunjukkan jumlah tersebut pada tampilannya sehingga konsumen dapat sekaligus memeriksa akurasi angka tersebut. ”

Selain hal tersebut diatas, konsumen juga menerima slip pembelian yang juga membatu mengecek akurasi perhitungan pembelian sekalian berfungsi sebagai pengawasan tambahan. Setiap register kas haruslah mempunyai pita terkunci diatasnya tercetak transaksi-transaksi hari itu. Pada akhir jam kerja kasir akan menghiting kas yang ada di dalam register kas dan menyerahkannya kepada bagian penerimaan uang. Karyawan lainnya (bukan kasir) akan mengambil pita tadi dari register kas dan mencatat penerimaan-penerimaan kas selama hari itu di dalam jurnal penerimaan kas. Jumlah uang yang diterima oleh bagian penerimaan uang mestilah sama dengan jumlah yang tercatat dalam register kas, jika terdapat perbedaan, maka jumlah tersebut haus dipertanggung jawabkan oleh kasir.

Dalam prosedur penerimaan kas ada dua kegiatan pokok yang harus diperhatikan yaitu :

1. Pengurusan penerimaan phisik dan pengawasan terhadap :

a. Penerimaan kas

b. Penyimpanan dan penyetorannya ke bank

c. Kontrol periodik dan penjagaan keamanan uang yang disimpan

2. Pengurusan administrasi seperti :

a. Pembuatan bukti-bukti

b. Pencatatan terperici dari transaksi yang terjadi untuk menunjukan kapan diterima, dari siapa diterima berapa jumlahnya dan untuk apa penerimaan itu.

c. Posting ke buku besar dan buku pembantu.

Pengawasan Pengeluaran Kas

Jikalau ada penerimaan pasti ada pengeluaran, begitu juga halnya dengan perusahaan, yang mempunyai jenis pengeluaran yang cukup banyak dan jumlah yang cukup besar, oleh karena hal tersebut kas perlu pengawasan terhadap pengeluaran kas atau pembayaran kas dalam suatu perusahan.

Menurut Simamora (2000:212) bahwa :”Pengendalian intern atas pembayaran-pembayarn kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran-pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi-transaksi yang sah. Selai itu, pengawasan haruslah memastikan bahwa kas dipergunakan secara efisien.”

Karena transaksi pembayaran kas merupakan peristiwa yang sering terjadi dan pembayaran itu bermacam-macam keperluan, maka perlu tindakan pengamanan. Menurut Sudarsono (1996:6) beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam tindakan pengamanan pengeluaran kas adalah :

1. Untuk pembayaran-pembayaran dalam jumlah tertentu perlu menggunakan cek dan pembayaran –pembayaran tersebut harus didukung dengan bukti-bukti yang lengkap dan kuat.
2. Pengeluaran-pengeluaran yang melalui kas kecil perlu diawasi dengan ketat.
3. Perlu adanya ketentuan yang tegas dalam pengesahan pembayaran. Harus ada ketetapan siapa yang berhak menulis cek, siapa yang berhak menandatangani cek. Bila dipandang perlu dipisahkan petugas yang menulis cek dengan petugas yang meneliti kebenaran,kelengkapan dan keabsahan atas bukti-bukti pendukungnya.
4. Perlu adanya pemeriksaan kas dalam waktu-waktu tertentu. Pemeriksaan ini dapat memperkecil kemungkinan adanya kesalahan, baik kesalahan yang disengaja maupun tidak disengaja. Bila terjadi kesalahan dapat segera diketahui dan dapat segera dibetulkan.

Dunia (2005 : 111) dalam Buku Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi menyebutkan aspek-aspek pengendalian internal yang baik atas pengeluaran kas sebagai berikut :

• Setiap pengeluaran dilakukan dengan cek, kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui kas kecil (Petty cash)
• Pengeluaran-pengeluaran besar harus diotorisasi oleh Dewan Komisaris atau Dewan Direksi.
• Karyawan yang menangani cek harus terpisah dengan yang mencatat pengeluaran kas.
• Auditor Internal (jika ada) memeriksa transaksi-transaksi perusahaan, apakah sesuai dengan kebijaksanaan manajemen.
• Adanya dokumen pendukung dan pencatatan, seperti faktur pembelian untuk pembayaran, rekening koran bank ( mengenai data pembayaran dengan cek dan transfer) untuk rekonsiliasi.
• Buku cek yang digunakan harus disimpan dalam kotak besi dan dibawah pengawasan pejabat yang bukan menangani akuntansi.

Dalam praktek tidak semua pengeluaran uang dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil misalnya tidak dapat dilakukan dengan cek. Pengeluaran dalam jumlah kecil misalnya tidak dapat dapat dilakukan dengan cek, oleh karena tidak praktis untuk mengatasi-mengatasi pengeluaran-pengeluaran semacam itu perusahan menyisihkan sejumlah uang tertentu yang disebut dana kas kecil (Petty cash), Menurut Mahfoedz (1999: 55) bahwa : ” Salah satu bagian dari pengawasan dan pengendalian kas yang baik adalah dengan membentuk dana kas kecil sistem Imprest, sistem ini menghendaki adanya saldo rekening kas yang selalu berjumlah tetap dan pengeluaran-pengeluaran rutin dilakukan dengan mengisi voucher kas kecil”.

Menurut Harnanto (1992;104) secara umum ada dua metode pembukuan untuk kas kecil yaitu :

1. Metode imprest, ialah metode yang menentukan jumlah petty cash yang selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya petty cash diisi (dari kas besar) dengan cek sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran selama jangka waktu tertentu. Bila jangka waktu tertentu. Bila jangka waktu telah habis atau jumlah uangnya sudah menipis, maka petty cash diisi kembali dari kas besar sampai mencapai jumlah yang ditentukan besarnya.
2. Metode fluktuasi, ialah metode yang tidak menentukan petty cash dalam jumlah konstan melainkan memberikan kemungkinan untuk berubah (berfluktuasi) oleh sebab itu pengisian atau dropping uang dari kas besar ke dalam petty cash tidak dikaitkan dalam jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut akan dilakukan sewaktu-waktu bila persediaan dalam petty cash sudah dirasakan menipis.

Sistem Voucher dan Pengawasan Pengeluaran Kas

Mengapa harus menggunakan sistem voucher?.Pada dasarnya sistem voucher tersebut sengaja dirancang untuk membantu dalam pelaksanaan pengawasan terhadap pengeluaran kas. Menurut (Royan,2003:231) sistem ini menetapkan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Kewajiban perusahaan hanya dapat terjadi dari transaksi yang telah disetujui (disahkan) oleh orang yang diberi wewenang oleh perusahaan.
2. Prosedur-prosedur yang berkaitan dengan terjadinya kewajiban,yang meliputi verifikasi, pengesahan dan pencatatan,harus ditetapkan.
3. Cek hanya dapat dikeluarkan untuk pembayaran kewajiban yang telah diverifikasi, disahkan, dan dicatat dengan benar.
4. Kewajiban harus dicatat pada saat terjadi, dan setiap transaksi pembelian harus diperlakukan sebagai transaksi yang independen. Ketentuan ini harus dipenuhi, meskipun terjadi lebih dari satu transaksi pembelian dari suplier yangsama dalam satu bulan atau periode faktur lainnya.

Jika perusahaan menggunakan sistem voucher, maka pengawasan terhadap pengeluaran kas dimulai sejak terjadinya kewajiban yang kelak harus dibayar. Hanya karyawan bagian tertentu yang diberi kewenangan oleh pihak pemilik perusahaan untuk mengesahkan transaksi yang menimbulkan kewajiban. Ada kemungkinan kewenangan tersebut dibatasi jumlahnya. Misalnya, pada supermarket besar, hanya bagian pembelian yang diberi kewenangan untuk menimbulkan kewajiban (utang) sebagai akibat pembelian barang dagangan yang dilakukannya. Namun, hal ini tidak berarti bahwa hanya pada bagian pembelian yang terlibat dalam transaksi pembelian.

”Pada sebagian supermarket seperti Ramayana, Matahari,Hero, Indomart, Hartani dan Nanda (supermarket dua terakhir adalah supermarket lokal yang menggunakan bujet) akan memberikan bujet pada bagian pembeliannya dalam periode tertentu. jika bujet yang diberikan habis, maka bagian pembelian tidak dapat menggunakan wewenangnya untuk membeli sejumlah produk tertentu meskipun produk tersebut sudah tidak ada di rak. oleh karena itu, bagian pembelian dalam hal ini dituntut untuk pandai-pandai menggunakan bujetnya sesuai dengan kewenangannya serta mengalokasikan bujet sesuai kebutuhan ”

(Royan,2003 :232)

Jadi, untuk meningkatkan pengawasan, maka prosedur-prosedur pembelian, penerimaan barang dan pembayaran harus dibagi-bagi pada berbagai bagian. Bagian-bagian tersebut meliputi : bagian yang memerlukan barang, bagian pembelian, penerimaan barang, dan bagian akuntansi. Agar terdapat kordinasi dan pengawasan terhadap bagian-bagian tersebut. Diperlukan sejumlah dokumen (business paper).

Dana Kas Kecil

Perusahaan sebaiknya memisahkan secara tersendiri pembayaran kas untuk keperluan-keperluan yang rutin yang jumlahnya relatif kecil. Kas yang dipisahkan tersendiri tersebut dinamakan kas kecil (petty cash). Prosedur pengeluaran melalui kas keci dapat dilihat pada gambar 3.

Uang yang disisihkan untuk dana kas kecil dipegang oleh kasir yang ditunjuk jenis dan jumlah pengeluaran uang tertentu yang telah ditetapkan dapat dilakukan melalui dana kas kecil. Jika dana kas kecil telah menyusut jumlah minimum tertente, kasir kas kecil mengajukan permintaan penggatian. Walaupun belum sampai batas minimum, tiap akhir bulan kasir pemegang kas kecil harus membuat pertanggung jawaban tentang pengeluaran uang melalui dana kas kecil yang dipegangnya. Sumber penerimaan satu-satunya bagi kas kecil adalah dari bank atau kas umum. Permintaan penggantian ini dilakukan dengan melampirkan buku kas kecil beserta bukti-bukti yang mendukungnya.

Seperti yang disinggung dalam sub bab sebelumnya, bahwa ada dua metode pembukuan untuk kas kecil, yaitu :

1. Fluktuating Fund Methode.
2. Imprest Fund Methode.

Dimana kedua metode ini sama-sama merupakan bagian dari dana kas kecil yang digunakan untuk menjaga kemungkinan terjadinya penyelewengan-penyelewengan. Tetapi ditinjau dari segi pengawasan intern imprest fund methode lebih baik digunakan sebab :

1. Setiap pengisian kembali dana kas kecil, dilakukan pemeririksaan atas bukti-bukti pengeluaran kas kecil dari yang baru lalu, sebab jumlah pengisian kembali itu tergantung pada jumlah nilai bukti pengeluaran kas kecil dari periode yang baru lalu.
2. Jumlah uang tunai ditambah dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil harus sama dengan jumlah dana kas kecil menurut buku kecil.

Setiap hari harus dibuat laporan penerimaan kas hari dan percocokan antara pencatatan dengan fisik

Segi pengeluaran uang

Pengeluaran perusahaan dapat dilakukan untuk bermacam-macam transaksi. Untuk itu perlu pengawasan yang lebih ketat lagi. Prosedur pengawasan pengeluaran uang dapat dilakukan sebagai berikut :

1. Semua pengeluaran harus dapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.
2. Harus dipisahkan antara pejabat operasional, penyimpanan pencatatan.
3. Semua pengeluaran dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran rutin yang jumlahnya kecil.
4. Dibentuk dana kas kecil untuk membayar pengeluaran yang jumlanya kecil-kecil.
5. Diadakan pemeriksaan kas secara mendadak.
6. Dipisahkan antara pejabat yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek dan yang mencatat dalam peneluaran kas.

Pemeriksaan oleh Internal Auditor

Salah satu cara dari sistem pengawasan intern adalah dengan melakukan pemeriksaan secara mendadak pada waktu-waktu tertentu. Pembukuan yang ada diperiksa oleh internal auditor dan meneliti kegiatan-kegiatan dari karyawan yang menangani kas perusahaan sekaligus memastikan apakah sistem yang dianjurkan telah benar-benar dilaksanakan sebagai mana mestinya. Bila ditemukan antara perbedaan saldo kas dengan catatan menurut pembukuan, maka internal auditor dapat mengambil tindakan yang diperlakukan bagi kelancaran operasi perusahaan.

Daftar Pustaka : https://sanoesi.wordpress.com/2009/02/25/pengawasan-kas/