1.. Ini adalah proses dan perbedaan tugas beserta wewenang dalam struktur organisasi yang ada pada PT Djarum :
1. Chief Executive Officer
Chief Executive Officer merupakan seseorang yang bertugas untuk memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan.
2. Strategic Affairs
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang sebagai perencanaan strategis didalam menghadapi berbagai macam tantangan baik eksternal maupun internal yang dapat menentukan maju mundurnya perusahaan PT Djarum didalam menghadapi berbagai hambatan.
3. Chief Operating Officer
Chief Operating Officer merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas operasional harian dalam sebuah perusahaan.
4. Public Affairs
Bagian perusahaan yang bertugas untuk mengurusi hubungan perusahaan dengan pemerintah, menangani apakah perusahaan sudah sesuai dengan kebijakan pemerintah.
5. SCM
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk merencanakan produksi serta persediaan serta melakukan distribusi ke cabang-cabang PT Djarum.
6. QMS
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk memeriksa qualitas barang yang diterima dari supplier apakah sesuai dengan spesifikasi untuk kemudian dimasukan sebagai kategori: unrestricted Stock ataupun blocked stock.
7. Corporate Communication
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas berkaitan dengan komunikasi baik yang berhubungan dengan media atau publik.
8. Business Development
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan perkembangan PT Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun dari luar PT Djarum.
9. Business Technology
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam menyiapkan arsitektur, customizing, serta hal yang berkaitan dengan perencanaan kesiapan didalam menghadapi perkembangan teknogi yang semakin pesat serta kebutuhan - kebutuhan customizing didalam menghasilkan aplikasi yang efektif, efisien dan user friendly.
10. Production
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan produksi baik produk setengah jadi maupun produk jadi yang berkualitas tinggi sehingga dapat memenuhi permintaan baik dari pihak eksternal konsumen/end user) maupun dari permintaan internal (cabang-cabang)
11. Finance
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini keuangan di PT Djarum dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik.
12. Marketing
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi kebutuhan pangsa pasar sehingga PT Djarum dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan melalui peningkatan kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan PT Djarum.
13. Purchasing
Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Di dalam bagian purchasing dibagi lagi menjadi :
a. Warehousing
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan barang yang telah dikirimkan oleh pihak supplier didalam proses penyimpanannya serta menentukan apakah barang tersebut dikategorikan sebagai barang Unrestricted Used ataupun Block Stocked.
b. Purchaser
Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam memenuhi kebutuhan bahan baku yang berkualitas tinggi yang digunakan untuk keperluan produksi didalam menghasilkan rokok dengan standart yang tinggi. Dimana divisi ini juga mengatur, merencanakan serta , menetukan pembelian yang memang sesuai dengan kebutuhan / keperluan PT Djarum.
c. Administration
Bagian yang membuat laporan data pembelian dan menganalisis data pembelian.
Posisi Analis Sistem : Posisi Analis Sistem di perusahaan tersebut ada pada jabatan Business Development.
Dengan job desk : Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan perkembangan PT Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun dari luar PT Djarum.
2. Proses Pengambilan Keputusan
Manajemen Operasional adalah usaha pengelolaan secara optimal penggunan factor produksi : tenaga kerja, mesin-mesin, peralatan, bahan mentah dan faktor produksi lainnya dalam proses tranformasi menjadi berbagai produk barang dan jasa.
Apa yang bisa dilakukan manajer operasi dan orientasi manajer operasi
melakukan fungsi-fungsi proses manajemen : perencanaan, pengorganisasian, pembentukan staf, kepemimpinan dan pengendalian Orientasi manajer operasi ialah mengarahkan keluaran/output dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat tertentu sesuai dengan permintaan konsumen.
Tanggung Jawab Manajer Operasi :
● Menghasilkan barang dan jasa.
● Mengambil keputusan yang berkaitan dengan fungsi operasi dan sistem transformasi.
● Mengkaji pengambilan keputusan dari suatu fungsi operasi.
Fungsi Produksi Dan Operasi :
● Proses produksi dan operasi.
● Jasa-jasa penunjang pelayanan produksi.
● Perencanaan.
● Pengendalian dan pengawasan.
Ruang Lingkup Manajemen Operasi:
1. Perancangan atau disain sistem produksi dan operasi :
● Seleksi dan perancangan disain produk
● Seleksi dan perancangan proses dan peralatan
● Pemilihan lokasi dan site perusahaan dan unit produksi
● Rancangan tata letak dan arus kerja
● Rancangan tugas pekerjaan
● Strategi produksi dan operasi serta pemilihan kapasitas
2. Pengoperasian sistem produksi dan operasi :
● Penyusunan rencana produk dan operasi
● Perencanaan dan pengendalian persediaan dan pengadaan bahan
● Pemeliharaan mesin dan peralatan
● Pengendalian mutu
● Manajemen tenaga kerja (SDM)
Pengambilan Keputusan
Dilihat dari kondisi atau keadaan dari keputusan yang harus diambil, ada 4 macam pengambilan keputusan :
1. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang pasti
2. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang mengandung resiko
3. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang tidak pasti
4. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang timbul karena pertentangan dengan keadaan lain.
Beberapa Jenis Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasi :
● Proses : keputusan mengenai proses fisik dan fasilitas yang dipakai
● Kapasitas : keputusan untuk menghasilkan jumlah, tempat dan waktu yang tepat
● Persediaan : keputusan persediaan mencakup mengenai apa yang dipesan, berapa banyak, kualitas dan kapan bahan baku dipesan
● Tenaga kerja : keputusan tenaga kerja mencakup seleksi, recruitment, penggajian, PHK, pelatihan, supervise, kompensasi dan promosi terhadap karyawan, penggunaan tenaga spesialis.
● Kualitas/mutu : keputusan untuk menentukan mutu barang dan jasa yang dihasilkan, penetapan standar, disain peralatan, karyawan trampil, dan pengawasan produk dan jasa.
Keputusan Dalam Manajemen Sistem Produksi :
● Keputusan perencaan strategik jangka panjang dalam sumber daya.
● Disain sistem produktif : pekerjaan, jalur proses, tata arus, dan susunan saran fisik.
● Keputusan implementasi operasi : harian, mingguan dan bulanan.
Keputusan Perencanaan Strategis :
● Pemilihan disain rangkaian produk dan jasa.
● Keputusan perencanaan kapasitas, lokasi gudang, rencana ekspansi.
● Sistem pembekalan, penyimpanan dan logistik.
Pengertian Sistem Produksi :
Wahana yang dipakai untuk mengubah masukan-masukan sumberdaya untuk menciptakan barang dan jasa. Ada tiga macam sistem dalam proses produksi:
● Proses produksi yang kontinyu
● Proses produksi terputus-putus
● Proses produksi bersifat proyek
3.Cara atau tekhnik-tekhnik pengambilan keputusan
Pengambilan Keputusan
Dilihat dari kondisi atau keadaan dari keputusan yang harus diambil, ada 4 macam pengambilan keputusan :
1. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang pasti
2. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang mengandung resiko
3. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang tidak pasti
4. Pengambilan keputusan atas peristiwa yang timbul karena pertentangan dengan keadaan lain.
Beberapa Jenis Pengambilan Keputusan Dalam Manajemen Operasi :
● Proses : keputusan mengenai proses fisik dan fasilitas yang dipakai
● Kapasitas : keputusan untuk menghasilkan jumlah, tempat dan waktu yang tepat
● Persediaan : keputusan persediaan mencakup mengenai apa yang dipesan, berapa banyak, kualitas dan kapan bahan baku dipesan
● Tenaga kerja : keputusan tenaga kerja mencakup seleksi, recruitment, penggajian, PHK, pelatihan, supervise, kompensasi dan promosi terhadap karyawan, penggunaan tenaga spesialis.
● Kualitas/mutu : keputusan untuk menentukan mutu barang dan jasa yang dihasilkan, penetapan standar, disain peralatan, karyawan trampil, dan pengawasan produk dan jasa.
Keputusan Dalam Manajemen Sistem Produksi :
● Keputusan perencaan strategik jangka panjang dalam sumber daya.
● Disain sistem produktif : pekerjaan, jalur proses, tata arus, dan susunan saran fisik.
● Keputusan implementasi operasi : harian, mingguan dan bulanan.
Keputusan Perencanaan Strategis :
● Pemilihan disain rangkaian produk dan jasa.
● Keputusan perencanaan kapasitas, lokasi gudang, rencana ekspansi.
● Sistem pembekalan, penyimpanan dan logistik.
4.menjelaskan apa yang dimaksud onewaytrafic dan twowhile trafic
- One Way Traffic: Komunkasi satu arah yang artinya komunikasi ini terjadi jika seseorang mengirim berita tidak bermaksud untuk menerima umpan balik (respon) dari orang yang menerimanya secara langsung. Jadi hanya bermaksud memberikan informasi atau menyampaikan perintah dari atasan untuk dikerjakan karyawan,sedangkan
- Two While Traffic: Two Way Traffic: Komunikasi yang terjadi antara seseorang dengan orang lain dimana kedua orang tersebut sama-sama aktif dalam memberikan tanggapan. Jadi baik komunikator maupun komunikan sama-sama aktif dalam berinteraksi.
Two way traffic ini biasanya dilakukan di antara sesama teman atau sesama karyawan yang berada dalam tingkatan struktur organisasi yang sama.
5.mengklarifikasikan hambatan dalam komunikasi
Hambatan Komuniaksi dalam Organisasi
Dalam proses organisasi tidaklah selalu mulus, tentunya akan banyak terjadi hambatan-hambatan pada perjalanananya. Hambatan yang sering muncul adalah hambatan komunikasi, karena komunikasi adalah kunci utama dalam kesuksesan organisasi mengingat banyaknya orang yang terlibat didalammnya. Hambatan tersebut tentunya bukan menjadi suatu pengganjal dalam organisasi karena semua hambatan pastinya dapat diselesaikan dengan baik dan tepat. Berikut ini adalah macam-macam hambatan dalam organisasi yaitu :
Hambatan dari Proses Komunikasi yaitu hambatan yang timbul dari ketidak jelasan informasi yang akan disampaikan.
Hambatan Fisik yaitu hambatan yang terjadi akibat ada gangguan cuaca, gangguan sinyal, dsb
Hambatan Semantik yaitu hambatan yang terjadi akibat pemahaman yang sedikit mengenai bahasa dan istilah-istilah asing yang digunakan dalam informasi atau pesan
Hambatan Psikologis yaitu hambatan yang berasal dari gangguan kondisi kejiwaaan dari si pengirim pesan atau penerima pesan sengingga mengakibatkan informasi tersebut mengalami perubahan
Hambatan Manusiawi yaitu hambatan yang terjadi akibat tingkat emosi manusia yang tidak menentu dalam menyikapi informasi atau pesan
Hambatan Organisasional yaitu tingkat hirarkhi, wewenang manajerial dan spesialisasi yaitu hambatan yang timbul akibat komunikasi dengan atasan atau bawahan mengalami kendala seperti tingkat pemahaman terhadap suatu informasi yang berbeda yang mengakibatkan sebuah hambatan.
Hambatan-hambatan Antar Pribadi yaitu hambatan yang timbul antar pribadi didalam sebuah organisasi, biasanya hambatan ini muncul karena adanya salah paham antar pribadi yang menyangkut masalah tugas dan wewenang dari orang yang ada dalam organisasi
Dari berbagai hambatan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa proses komunikasi itu tidak mudah dan memerlukan jalan yang sangat panjang untuk mencapai suatu tujuan tertentu dalam organisasi dan dalam aktivitas lainnya.Tetapi hambatan tersebut bukanlah menjadi satu-satunya penghambat dalam organisasi. Untuk memecahkan masalah hambatan tersebut diatas berikut ini diurakian cara mengatasi hambatan komunikasi :
Memerikan umpan balik atau Feed Back yaitu memberikan kesempatan pada seseorang untuk menyampaikan informasi dan gagasannya sehingga tercipta komunikasi 2 (dua) arah
Mengenai si penerima berita yaitu mengenali latar belakang , pendidikan serta kondisi penerima pesan agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik dan mudah dimengerti oleh si penerima pesan.
Susunlah secara terperinci apa, dan kapan informasi tersebut harus disampaikan dan kepada siapa informasi tersebut akan disampaikan.
6.menjelaskan hubungan komunikasi dalam koordinasi kerjasama
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena dengan adanya komunikasi maka seseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawsan seseorang dalam bekerja atau menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara lebih terperinci.
Di bawah ini ada beberapa pendapat yang mendefinisikan komunikasi secara terpisah di antaranya:
a. Keith Davis
Communication is the process of passing information and understanding from one person to another.
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi dan peengertian dari satu orang ke orang yang lain.
b. Chester I Barnard
Komunikasi adalah suatu alat dimana orang-orang yang bersangkutan saling berhubungan satu sama lain dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan umum.
c. Koontz O’Donnell
Komunikasi adalah sebagai suatu pemindahan informasi dari satu orang ke orang yang lain.
Dari ketiga pendapat di atas bisa disimpulkan bahwa di dalam komunikasi harus mencakup tiga hal penting agar komunikasi tersebut berhasil baik:
1. Harus ada si pembawa berita ata biasa disebut komunikator (sender).
2. Harus ada si penerima berita atau biasa disebut komunikan (receiver).
3. Berita atau informasi yang disampaikan.
Dalam suatu organisasi komunikasi dilakukan untuk menyampaikan berita, perintah dari atasan, pemberitahuan kebijaksanaan perusahaan, ataupun untuk menanggapi masalah bawahan atau keluhan bawahan. Dengan demikian, keluhan, masalah maupun informasi yang diperlukan antarkaryawan maupun antar atasan-bawahan bisa dilakukan atau diselesaikan dengan baik.
Adapun agar komunikasi yang dilakukan antar dua orang atau lebih bisa berhasil baik harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
1. Jelas, yaitu dinyatakan ke dalam bahasa yang dimengerti oleh si penerima.
2. Tepat dalam hal orang yang dituju untuk diberi berita atau onformasi yang perlu disampaikan.
3. Sasaran tujuan pemberian berita atau informasi sebaiknya sesuai dengan yang diharapkan si pengirim.
Biasanya seseorang yang melakukan komunikasi dengan seseorang mempunyai tujuan yang berbeda-beda tergnatung pada maksud pribadi seseorang. Seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain bisa bertujuan untuk memberikan informasi kepada orang yang menerima berita tersebut, bisa juga seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan memperoleh berita yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya, tetapi bisa juga seseorang yang melakukan komunikasi dengan orang lain karena bertujuan merundingkan sesuatu atau musyawarah untuk mencapai persetujuan di antara mereka.
NAMA : ARIP NURARIPIN
NPM / KELAS : 31114634 / 1DB03
ANGGOTA KELOMPOK : - FAIZ AKBAR RAMADHAN
- DANANG TRI AMBODHO
UNIVERSITAS GUNADARMA
